Las facturas electrónicas son documentos que sirven para describir los costos de los servicios o los impuestos que se deben pagar. Esta forma de facturación sustituye a las facturas que se utilizaron durante mucho tiempo en papel.
Se puede decir que la facturación electrónica es una versión con forma digital de las facturas tradicionales que se han utilizado durante mucho tiempo en papel, sobre todo en los negocios, comercios y empresas, por eso es necesario que las facturas digitales sean funcionales y también que estén hechas en base a un sistema legal que sea equivalente a las anteriores facturaciones para evitar fraudes o evasiones de impuestos.
Las facturas electrónicas tienen los mismos efectos legales que las facturas en papel, pero hay que tener en cuenta que las facturas ya sean en papel o electrónicas, son los justificantes de la entrega de bienes o de las prestaciones de servicios que se emiten, por eso su emisión es muy importante para los comercios, empresas y sobre todo para los consumidores que ante cualquier reclamo que quieran hacer por medio de la factura que emiten las mismas podrán reclamar lo que corresponde.
La diferencia con la factura de papel es que la factura electrónica se expide y se recibe pero en formato electrónico.
Se debe destacar que al expedir la factura electrónica debe haber un consentimiento de su destinatario, en definitiva, cuando hablamos de facturas electrónicas es la alternativa a las facturas tradicionales que se dan en papel.
Las facturas electrónicas generalmente están reguladas por una normativa legal en donde se establecen las normas que se deben cumplir de forma obligatoria.
En la normativa legal generalmente se regulan aspectos que están relacionados con la obligación de expedir las facturas, el contenido de las mismas, los requisitos de las facturas, la legibilidad, la autenticidad, la integridad de lo que contiene la factura.
La autenticidad se pueden garantizar de diferentes formas;
- Por medio de una firma electrónica
- Por medio del intercambio electrónico de datos EDI
- Por medio de los medios y de controles de gestión de actividad de las empresas o de los profesionales.